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線上預約系統推薦：Cal.com線上預約系統結合n8n自動化教學

線上預約系統推薦：Cal.com線上預約系統結合n8n自動化教學

在提供線上預約諮詢服務時，你是不是也在煩惱要如何用最簡單的方式，蒐集潛在客戶的預約諮詢需求，同時不用自己實作行程檢核機制，又能夠避免行程衝突或重複預約的情形，並且即時回覆客戶預約的結果呢？

這時候就可以使用 Cal.com 這個線上預約系統，免費方案就能夠提供客戶日曆表單來進行預約，它會自動檢核行事曆的行程是否有衝突，並且郵寄預約結果給客戶與顧問雙方，最棒的是還有提供 Webhook 服務，讓我們可以串接 n8n 來實作後續的自動化流程。

這篇教學將帶大家使用 Cal.com 串接 n8n，來建置自動化的線上預約系統，並且將客戶的預約諮詢資料同步寫入 CRM 系統（Notion）中，不用自己手動搬運，大幅提升工作效率。

一、Cal.com 是什麼？

Cal.com 免費線上預約系統介面，顯示日曆預約表單與行事曆預約系統功能概覽

Cal.com是一個可以高度客製化的會議預約平台，可以連結自己的Google、Outlook等行事曆，支援Google Meet、Zoom等線上會議應用程式，並且提供日曆的介面，設定自己有空檔的日期時間、表單內容，客戶只需要點擊就可以進行預約，平台會自動檢查行事曆的行程是否有衝突、郵寄預約結果，減少來回確認時間的麻煩。

二、日曆線上預約系統的運作流程

如果想要提供日曆形式的預約介面，能夠自動化檢核行程衝突與郵寄通知，同時儲存客戶的諮詢資料，就可以使用Cal.com串接n8n的方式，來建置自動化的日曆預約系統，整體流程拆解成4個步驟：

  1. 使用Cal.com建置預約諮詢頁面
  2. Cal.com自動化檢核客戶預約的時間
  3. 如果預約失敗，Cal.com寄送郵件通知客戶重新預約
  4. 如果預約成功，Cal.com將行程寫入顧問行事曆，並且推送客戶的諮詢資料到n8n，寫入CRM系統，最後寄送確認信通知客戶與顧問雙方

三、Cal.com串接n8n自動化能做到的解決方案

Cal.com 串接 n8n 自動化流程架構圖，說明線上預約諮詢服務自動化與 CRM 資料同步機制

瞭解流程之後，接下來看看Cal.com與n8n的串接方式。

客戶在Cal.com預約諮詢的日期時間、填寫表單內容，送出之後。Cal.com會檢核顧問所連結的行事曆是否有行程衝突，如果沒有的話，會自動將客戶預約的行程寫入顧問的行事曆，並且寄送郵件通知客戶預約成功，同時透過Webhook推送客戶的諮詢資料到n8n，自動化存入CRM系統(Notion)中。

反之，當客戶預約的時間有行程衝突，Cal.com會寄送郵件通知客戶重新預約，n8n就無需再處理預約失敗的流程。

這樣的整體自動化流程能做到三件事：

  • Cal.com自動檢核行程、寫入行事曆、郵件通知(無需自行實作、提升效率)
  • 客戶諮詢資料同步存入CRM系統(Notion)
  • 即時通知客戶預約結果(提升客戶留存、預約體驗)

四、Cal.com串接n8n的實作步驟

1. 建立Cal.com日曆預約表單

▍連結行事曆(Google Calendar)

在註冊的過程中，可以連結自己的行事曆，之後預約的行程檢核與寫入都會使用該行事曆來進行。

Cal.com 行事曆預約系統連結 Google Calendar 步驟，設定線上預約系統行程同步

▍設定時區

註冊Cal.com會員之後，在左側欄選擇「設定 / 一般」，來設定時區，如下圖：

Cal.com 設定時區畫面，日曆預約系統台灣時區設定教學

▍新增會議應用程式

Cal.com預設會使用Cal Video來進行會議，如果有其它習慣使用的會議應用程式，可以在左側欄選擇「設定 / 開會」，新增會議應用程式，如下圖：

Cal.com 新增 Google Meet 會議應用程式設定，n8n自動化串接線上預約系統

Cal.com 會議應用程式列表頁面，選擇 Google Meet 安裝至行事曆預約系統

這邊以Google Meet為例，點擊「詳細資訊」，再點擊「安裝應用程式」按鈕，並且依照步驟進行設定即可，如下圖：

Cal.com 安裝 Google Meet 應用程式步驟畫面，完成線上預約諮詢服務自動化會議設定

▍建立線上行事曆表單

選擇左側欄的「連結」，Cal.com預設已經建立好三個行事曆表單，只要點擊即可依照自己的需求進行修改，或是點擊右上角的「全新」按鈕，來建立新的行事曆預約表單，如下圖：

Cal.com 連結頁面顯示預設行事曆預約表單列表，可新增或修改線上預約系統活動

Cal.com 建立新行事曆預約表單選項畫面，Cal.com 教學新增預約類型步驟

▍設定活動基本資料

在左側欄選擇「活動設定」，可以自訂活動標題、描述、行事曆預約表單的連結與地點，地點的部分，就可以選擇前面所新增的會議應用程式。

Cal.com 活動設定頁面，自訂日曆預約系統活動標題與地點，選擇 Google Meet 作為會議地點

▍設定活動開放時間

在左側欄選擇「開放時間」，並且點擊「編輯可預定會議的時間」按鈕，來設定活動開放的日期與時間。

Cal.com 開放時間設定頁面，配置行事曆預約系統可預約時段與行程衝突檢核選項

而下面的檢查衝突，有分為使用「帳戶」、「會議類型」設定方式，如下：

Cal.com 行程衝突檢查設定，帳戶與會議類型兩種檢核方式比較，線上預約系統衝突避免機制
  • 帳戶：檢核行事曆帳戶的所有行程，只要客戶預約的時段已經有任何行程，就無法預約。
  • 會議類型：檢核行事曆帳戶的行程類型，如果同一個時段能夠接受不同的行程類型，才會需要選擇這個檢核方式。例：同一時段有線上Demo、顧問預約諮詢等不同的行程類型。

這邊建議維持預設值「帳戶」即可。

▍設定行事曆預約表單

在左側欄選擇「預約表單」，可以客製化新增、編輯行事曆預約表單的欄位。

Cal.com 預約表單欄位設定畫面，客製化線上預約系統表單，新增諮詢資料蒐集欄位

最後就會得到像這樣的行事曆預約表單：

Cal.com 完成設定後的日曆線上預約系統表單成果，客戶可直接點擊預約諮詢時段

2. 建立 Cal.com Webhook

由於我們想要在客戶填完預約表單，送出之後，將諮詢資料推送到n8n來自動化寫入CRM(Notion)中，這時候就會需要透過Cal的Webhook機制來達成。

在左側欄選擇「設定」，並且選擇「Webhook」，如下圖：

Cal.com 設定頁面中 Webhook 選項位置，n8n webhook 教學串接線上預約系統第一步

接著點擊「全新」來建立Webhook。

Cal.com 新建 Webhook 頁面，準備填入 n8n Webhook URL 完成線上預約諮詢服務自動化串接

在「訂閱者網址」的地方，貼上n8n的Webhook節點URL，完成後點擊「建立Webhook」按鈕。

Cal.com Webhook 訂閱者網址設定，填入 n8n webhook URL 完成 n8n 串接 CRM 自動化配置

3. 建立 n8n 自動化流程，接收預約資料並寫入Notion

▍設定Webhook節點

n8n的Webhook節點設定如下：

  • HTTP Method選擇「POST」
  • Path欄位可以自訂Webhook URL
n8n Webhook 節點設定畫面，HTTP Method 選擇 POST，完成 n8n webhook 教學基礎配置

▍設定Edit Fields(Set)節點

Cal Webhook推送的欄位非常多，這時候可以使用n8n的Edit Fields(Set)節點，來編輯所需要的欄位，其中，會議開始時間、結束時間，可以使用以下表示式來轉換時區與時間格式：

//寫入「字串」型態欄位
{{ DateTime.fromISO($json.body.payload.startTime).setZone("Asia/Taipei").toFormat("yyyy-MM-dd HH:mm:ss") }}  

//寫入「日期」型態欄位
{{ DateTime.fromISO($json.body.payload.startTime).setZone("Asia/Taipei").toISO() }}

如果表單有網址類型的欄位，可以使用以下表示式截取HostName：

{{ $json.body.payload.bookerUrl.replace(/^https?:\/\//,'') }}

//回傳結果：cal.com

合併多個欄位資料可以使用以下表示式，將多個欄位屬性值合併後，透過flat(Infinity)語法攤平陣列，並且使用filter(v ⇒ v)語法，篩選有值的屬性值，最終回傳一個陣列：

{{ [$json.body.payload.responses.applyArea.value,$json.body.payload.responses.applyAreaOther.value].flat(Infinity).filter(v => v) }}

//回傳結果：[Array: ["潛在客戶資料蒐集", "報表自動化", "專案管理自動化"]]

如果還要排除陣列中的特定屬性值，可以使用以下語法來進行處理：

{{ [$json.body.payload.responses.applyArea.value,$json.body.payload.responses.applyAreaOther.value].flat(Infinity).filter(v => v && v !== "其他(請在下方進行補充)") }}

▍設定IF節點

由於Cal Webhook有很多的事件型態，這邊我們可以使用IF節點來判斷是否為客戶預約成功的事件，也就是「BOOKING_CREATED」事件來進行處理。

n8n IF 節點設定畫面，判斷 Cal.com Webhook BOOKING_CREATED 事件，n8n自動化流程條件篩選

▍設定Notion節點

在Notion中，建立用來儲存客戶諮詢資料的資料庫，接著在n8n中選擇Notion的「Create a database page」，並且設定每個Notion欄位對應的諮詢資料。

n8n Notion 節點設定畫面，選擇 Create a database page 將預約表單資料寫入 CRM，完成 n8n 串接 CRM 自動化

到這邊，就能夠達成客戶預約成功之後，自動化寫入諮詢資料到Notion資料庫中。

五、成果總結

這篇教學帶大家用 Cal.com 串接 n8n，打造一套完全自動化的線上預約系統：從客戶預約、行程檢核、郵件通知，到諮詢資料同步寫入 CRM（Notion），每個環節都不需要手動操作。

如果你也常常花時間來回確認預約、手動複製客戶資料到CRM系統，不妨試試這套 Cal.com 串接 n8n 的自動化流程，讓工具幫你把繁瑣的事處理好，把時間留給真正重要的事：專注服務你的客戶。

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