線上預約系統怎麼做？用Google表單 + n8n自動化打造完整預約流程

如果你有在使用Google表單建置線上預約系統，來接收接收客戶的預約諮詢，是不是也遇過這樣的情況：客戶填寫完表單後，需要人工確認預約時間有沒有和其他行程衝突，沒有問題的話再手動把客戶資料填到CRM系統，最後發送郵件通知客戶預約結果。如果時間有衝突，這樣的流程又要再來一遍！

可想而知，這樣的人工處理流程需要花費不少時間，研究也顯示，回應客戶的時間越長，流失潛在客戶的機會就越高，所以搭建一套n8n自動化的線上預約系統，除了可以減少人工的時間，也能夠提升客戶留存的機率。

這篇文章就來教大家如何透過Google表單串接n8n自動化，打造一套完整的線上預約系統。從Google表單預約系統蒐集客戶的預約諮詢資料、自動偵測時間衝突、同步寫入CRM（Notion），到自動發送預約確認信通知客戶，共 10 個步驟完整拆解，讓你照著做就能完成。

文章目錄 ↕

• 一、Google表單預約系統的運作流程
• 二、Google表單預約系統用n8n自動化能做到什麼？
• 三、n8n自動化實作步驟：10步建置Google表單預約系統
  • 1.設定Google Sheets Trigger
  • 2.設定Filter篩選節點
  • 3.設定Loop Over Items節點
  • 4.設定Edit Fields(Set)節點
  • 5.設定AI Agent節點
  • 6.設定IF節點
  • 7.預約成功流程：
    1. ▍設定Google Calendar節點
    2. ▍設定Notion節點
    3. ▍設定Gmail(Reply to a message)預約成功郵件
    4. ▍設定Google Sheets更新處理狀態
  • 8.重新預約流程
    1. ▍設定Gmail(Reply to a message)重新預約郵件
    2. ▍設定Google Sheets更新處理狀態
• 結論：n8n自動化線上預約系統帶來的效益

一、Google表單預約系統的運作流程

Google表單可以說是市面上最常使用的表單形式，新手友善又好設定，那想要使用Google表單來搭建自動化預約諮詢服務，整體流程拆解成4個步驟:

1. 使用Google表單蒐集客戶諮詢資料
2. 系統自動檢核預約時間是否與顧問既有行程衝突
3. 如果時段衝突，發送郵件通知客戶重新預約
4. 如果時段可行，自動化寫入顧問行事曆，同步將表單資料寫入CRM系統，並發送確認信通知客戶與顧問雙方

二、Google表單預約系統用n8n自動化能做到什麼？

瞭解整體流程後，接下來看在n8n怎麼串接。

客戶在Google表單填寫完諮詢資料送出後，會自動觸發n8n的Google Sheet Trigger，接著，篩選尚未處理的諮詢資料，利用AI Agent逐一比對每位客戶預約的時間是否與顧問的行程有衝突，沒有衝突的話，將預約的時間寫入顧問的行事曆，同時也將諮詢資料寫到CRM系統(Notion)中，接著發送Gmail郵件通知客戶與顧問雙方，最後更新Google Sheet的處理狀態。

反之，則發送Gmail郵件通知客戶重新預約，並且更新Google Sheet的處理狀態。

整套流程能做到三件事：

• 自動行程衝突偵測、資料寫入(不會再有重複預約、人工檢核)
• 客戶諮詢資料自動同步CRM系統(不用再手動自己搬)
• 即時通知客戶預約結果(減少人工處理時間、提升客戶留存率)

三、n8n自動化實作步驟：10步建置Google表單預約系統

1.設定Google Sheets Trigger

建立Google諮詢表單後，設定連結的Google Sheets，接著在n8n中，設定當Google Sheets有新增預約諮詢的資料時觸發工作流。

2.設定Filter篩選節點

在Google表單連結的Google Sheets中，新增「狀態」欄位，用來判斷該客戶的預約是否已經處理，並在n8n中，利用Filter節點，篩選「狀態」欄位為空值的資料來進行處理。

3.設定Loop Over Items節點

因為客戶隨時都會預約，Google Sheets也會隨時有新的預約資料，為了確保工作流能夠按照順序執行，避免同時執行可能導致的預約時間衝突，所以利用n8n的Loop Over Items節點，逐筆執行尚未處理的預約資料。

4.設定Edit Fields(Set)節點

設定後續節點所需要使用到的欄位，這邊的重點是時間格式的轉換，要檢核Google Calendar行程的日期時間，必須要使用ISO 8601標準日期時間格式，所以這邊可以使用以下表示式來將Google表單的日期時間，轉換成ISO 8601標準日期時間格式。

{{
  (() => {
    const raw = $json['方便諮詢的時間'];
    const isPM = raw.includes('下午');
    const cleaned = raw.replace('上午 ', '').replace('下午 ', '');
    const [datePart, timePart] = cleaned.split(' ');
    const [y, m, d] = datePart.split('/');
    let [h, min, s] = timePart.split(':').map(Number);
    if (isPM && h !== 12) h += 12;
    if (!isPM && h === 12) h = 0;
    const pad = n => String(n).padStart(2, '0');
    return `${y}-${pad(m)}-${pad(d)}T${pad(h)}:${pad(min)}:${pad(s)}+08:00`;
  })()
}}

5.設定AI Agent節點

利用AI Agent節點存取與檢核Google Calendar的行程，並且設定結構化輸出資料。

6.設定IF節點

判斷結構化輸出資料的「是否有其他行程」欄位，如果有其他行程，執行重新預約流程，否則執行預約成功流程。

7.預約成功流程：

當AI Agent判斷客戶預約的日期時間沒有其他行程，就執行以下的預約成功流程：

▍設定Google Calendar節點

設定Google Calendar來建立行程，如果是線上諮詢，可以在「Additional Fields」增加「Conference Data」欄位，這樣在建立行程的同時，自動建立Google Meet會議連結。

▍設定Notion節點

在Notion中，建立所需要的預約諮詢資料庫，接著在n8n中選擇Notion的「Create a database page」，並且將相對應的Notion欄位設定諮詢資料。

▍設定Gmail(Reply to a message)預約成功郵件

在Gmail節點中，可以客製化填寫客戶預約諮詢的資料，並且點擊「Add option」按鈕，設定「CC(副本)」或「BCC(密件副本)」給顧問本身，這樣在通知客戶預約成功的同時，顧問也知道有新的預約了。

▍設定Google Sheets更新處理狀態

最後，更新Google Sheets的「狀態」欄位為confirm(確認)，這樣下一次在Filter篩選時，這筆資料就不會被重複執行。

8.重新預約流程

反之，客戶預約的日期時間與顧問的其他行程衝突，就執行以下的重新預約流程：

▍設定Gmail(Reply to a message)重新預約郵件

利用Gmail節點設定重新預約的郵件內容，回覆給客戶。

▍設定Google Sheets更新處理狀態

更新該筆客戶的預約狀態為reschedule(重新預約)。

四、成果總結：n8n自動化線上預約系統帶來的效益

導入自動化的Google表單預約系統後，每週可以省下約 2 小時的人工核對行程與填寫客戶資料到 CRM 系統的時間，客戶收到確認信的速度也從原本人工回覆的半天內縮短到即時自動發送，大幅提升Google表單預約系統的使用體驗。

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